digiscan-ng — Handbuch für Indexierer

Überblick

Als Indexierer erfassen Sie die Inhalte gescannter oder importierter Dokumente. Das System arbeitet nach dem Vier-Augen-Prinzip (Blind Double Entry): Jedes Dokument wird von zwei verschiedenen Indexierern unabhängig voneinander erfasst. Sie sehen dabei nie was der andere eingegeben hat. Erst wenn beide Erfassungen vorliegen, vergleicht das System die Werte.

1. Anmelden

Öffnen Sie die Anwendung im Browser und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an. Sie sehen dann das Dashboard mit einer Übersicht der aktuellen Positionen.

2. Indexierung starten

Klicken Sie in der Navigationsleiste oben auf Indexierung. Das System wählt automatisch das nächste Dokument aus das Sie bearbeiten können — und zwar das dringendste verfügbare, für das Sie berechtigt sind.

Sie sehen dann die Indexierungsmaske: - Links: Das Dokument als PDF - Rechts: Die Eingabefelder für die Erfassung

3. Felder erfassen

Normales Eingabefeld

Klicken Sie ins Feld und tippen Sie den Wert ein. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * markiert.

Datumsfeld

Geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein. Sie können auch den Kalender-Picker verwenden.

Auswahlfeld (Dropdown)

Wählen Sie einen der vorgegebenen Werte aus der Liste.

Lookup-Feld (Nachschlagetabelle)

Tippen Sie mindestens 2 Zeichen ein — es erscheint eine Suchliste mit passenden Einträgen. Wählen Sie den richtigen Eintrag aus der Liste. Wenn der gesuchte Eintrag nicht vorhanden ist, wenden Sie sich an den Administrator.

OCR-Vorschlag (blauer Chip)

Wenn das System einen Wert automatisch aus dem Dokument erkennt, erscheint ein blauer Chip unter dem Feld: OCR: Mustermann GmbH. Klicken Sie auf Übernehmen um den Wert ins Feld zu übertragen — prüfen Sie ihn aber immer gegen das Originaldokument.

ML-Vorschlag (violetter Chip)

Bei Belegarten mit aktivem Lernmodul kann ein violetter Chip erscheinen: 🧠 Vorschlag: RE-2024-001. Das ist ein Vorschlag aus dem Lernmodell basierend auf früheren Belegen gleicher Belegart. Auch hier immer gegen das Original prüfen.

4. Dokument abschließen

Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, klicken Sie auf Erfassung abschließen. Das System springt automatisch zum nächsten offenen Dokument.

Was dann passiert: - Hat noch kein anderer Indexierer dieses Dokument erfasst: es wartet auf die zweite Erfassung - Hat ein anderer Indexierer es schon erfasst und die Werte stimmen überein: Dokument gilt als auto_approved - Gibt es Abweichungen: Dokument geht in die Konflikt-Queue zur Auflösung durch einen Merger

Sie erfahren nicht welches Ergebnis eingetreten ist — das ist Absicht des Vier-Augen-Prinzips.

5. Kein Dokument verfügbar

Wenn das System meldet „Alle Dokumente erfasst — super!" bedeutet das: - Entweder sind gerade wirklich keine Dokumente für Sie verfügbar - Oder alle verfügbaren Dokumente wurden bereits von Ihnen selbst ersterfasst (Sie können Ihr eigenes Dokument nicht zweimal erfassen)

Schauen Sie im Dashboard nach ob neue Positionen eingetroffen sind.

6. Dokument sperren

Manchmal ist ein Dokument nicht indexierbar — z.B. wegen Scanfehler, fehlendem Inhalt oder unlesbarer Qualität. In diesem Fall können Sie es sperren:

1. Klicken Sie auf Dokument sperren (roter Bereich unter den Feldern)
2. Wählen Sie einen Sperrgrund:
3. Scanfehler
4. Inhalte fehlen
5. Unleserlich
6. Falsches Dokument
7. Sonstiges (freier Text)
8. Klicken Sie auf Sperren

Das Dokument wird markiert und Sie kommen zum nächsten Dokument. Ein Admin oder Merger kann das Dokument bei Bedarf entsperren.

7. Abbrechen

Klicken Sie auf Abbrechen um die Indexierungsmaske zu verlassen ohne zu speichern. Das Dokument bleibt offen und wird von einem anderen Indexierer oder beim nächsten Login wieder angeboten.

8. Tipps für schnelles und korrektes Arbeiten

• Immer das Original prüfen — OCR- und ML-Vorschläge können falsch sein
• Auf Tippfehler achten — besonders bei Nummernfeldern: 0 vs. O, 1 vs. l
• Datumsformat beachten — Tag.Monat.Jahr, nicht umgekehrt
• Lookup-Wert nicht gefunden? — Admin informieren, keinen ähnlichen Wert erfinden
• Unleserlich = sperren — nicht raten, lieber sperren lassen
• Pflichtfelder sind Pflicht — das System lässt den Abschluss nicht zu wenn Pflichtfelder leer sind

9. Das Dashboard

Das Dashboard zeigt alle Positionen die aktuell in Bearbeitung sind. Positionen sind nach Priorität farblich markiert:

Das System berücksichtigt diese Prioritäten automatisch — beim Klick auf Indexierung bekommen Sie immer zuerst das dringendste Dokument.